TÜBİTAK proje başvurusu tamamlandıktan yaklaşık olarak 1-2 ay sonra projenin değerlendirilmesi için hakem ataması yapılır. Firma belirlenen hakemleri farklı zaman dilimlerinde firmaya davet eder ve proje sunumunu gerçekleştirir. Hakem proje ile ilgili soruları varsa sorar ve proje ekibinin cevaplamasını bekler.
TÜBİTAK proje başvurusu tamamlandıktan yaklaşık olarak 1-2 ay sonra projenin değerlendirilmesi için hakem ataması yapılır. Proje konusuyla ilgili en az 2 akademisyen belirlenir ve iletişim bilgileri başvuru yapan firmaya e-posta ile gönderilir.
Hakem ataması yapıldıktan sonra firma 24 saat içerisinde itirazda bulunabilir. Geçerli bir itiraz yoksa proje önerisi hakemlerin erişimine açılır.
Firma belirlenen hakemleri farklı zaman dilimlerinde firmaya davet eder ve proje sunumunu gerçekleştirir. Hakem proje ile ilgili soruları varsa sorar ve proje ekibinin cevaplamasını bekler. Bazı durumlarda hakem firmayı ziyaret etmek yerine uzaktan bağlantı ile görüşmeyi tercih edebilir.
Proje toplantısına proje yürütücüsünün önderliğinde proje ekibinin, kuruluş yetkilisinin ve varsa akademik danışmanın katılması beklenir.
Projeyi değerlendirmek üzere firmayı ziyaret eden hakemler, projeyi önceden detaylı bir şekilde incelememiş ya da hiç okumamış olabilir. Bu yüzden sunum esnasında projenin özeti, amacı ve yenilikçi yönleri basit bir şekilde anlatılmalıdır.
Hakem projenin teknik boyutlarının yanında alet, teçhizat, yazılım, seyahat ve danışmanlık gibi giderleri de sorgulayabilir. Bu aşamada firma, giderlerin proje faaliyetleri ile ilişkisini açıklamalıdır.
Projeye atanan hakemler ziyaret sonrasında sistem üzerinden değerlendirme raporu doldurur. Hakem raporları komiteye sunulur ve komitede projeye kabul ya da ret kararı verilir. Nihai kararın verileceği komitede akademisyenler ve özel sektör temsilcileri yer alır. Komite kararı, hakem ziyaretinden genellikle 3-4 ay sonra sistem üzerinden görülebilir. Kararın gerekçesi resmi yazı ile firmaya iletilir. Firma isterse bu karara itiraz edebilir.
Hakem şehir dışından geliyorsa varış saati öğrenilerek otobüs terminali ya da havaalanından alınır. Proje sunumu yapıldıktan sonra hakemin seyahat planına göre proje ekibiyle birlikte yemek organize edilebilir. Tüm bunlar zorunlu olmasa da hakem üzerinde olumlu bir etki yaratacaktır.
Hakeme, değerlendirme raporu karşılığında TÜBİTAK tarafından proje bütçesine göre brüt 1.200-1.800 TL arasında ödeme yapılır. Hakemlerin şehirlerarası ulaşım giderleri (otobüs, tren, uçak vb.), TÜBİTAK tarafından karşılanmaktadır. Bu giderler hakemlik ücretiyle birlikte hakemin banka hesabına yatırılır.
Proje başvuru sahibi, değerlendirme raporları sisteme girildikten sonra sistem üzerinden hakemlere puan verebilir. Hakem değerlendirme anketinde başvuru sahibine 3 soru sorulur ve bu sorulara göre puan 5 üzerinden otomatik olarak hesaplanır.
Proje kabul edilirse hakemlerden bir ya da daha fazlası projeye izleyici olarak atanır. İzleyici, 6 aylık dönemlerde projeyi izler ve değerlendirme yapar.
Proje başvurusundan karar aşamasına kadar olan sürecin 6 ay içerisinde tamamlanması beklenir. Bazı durumlarda hakem ataması, değerlendirme ve karar süreçleri beklenenden çok daha uzun sürebilir. Karar yazısı çıktıktan sonra firma projenin başlangıç tarihini öteleme hakkına sahiptir.
